Diensten Event Planning


Je kan bij DMXRent ook terrecht voor de volledige of gedeeltelijke organisatie van jouw evenement. Evenementen plannen en uitwerken is tijdsintensief en je moet met veel dingen rekening houden waardoor je best beroep doet op iemand met ervaring. DMXRent organiseerde de afgelopen jaren de meest uiteenlopende grote en kleine evenementen in vlaanderen waardoor we een pak expertise hebben opgebouwd. Evenementen zijn heel ruim van Bedrijfsfeesten, Trouwfeesten, Teambuildings, Semenaries, Concerten, Theatervoorstellingen, Tentoonstellingen, enz...


Naast enkel techniek kan DMXRent ook instaan voor andere organisatorische aspecten van een event.

- Locatie zoeken
- Thema uitwerken (Cowboy Event, science fiction, enz...)
- Catering
- Marketing
- Artiesten en/of DJ's
- Techniek (Licht, Geluid, Video, IT, Electriciteit, enz...)
- Auteursrechten Unisono het voegers Sabam en billijke vergoeding
- Security (bewakingsagenten, camerabewaking, toegangscontrole, enz..)
- Vergunningen
- Verzekeringen
- Event Marketing
- Communicatie
- Afvalbeheer
- Alcoholbeleid
Wees eerlijk en open over het beschikbaar budget en jouw verwachtingen. Met techniek kan je heel mooie dingen uitwerken maar dit heeft ook onmiddelijk een impact op het budget. Als wij het beschikbaar budget weten en wat de klant verwacht kunnen we een beter offerte voorstel maken dat zeker binnen dit budget mogelijk is. We ontvangen regelmatig offerteaanvragen voor heel veel materiaal maar achteraf blijkt dan dat ze maar een beperkt budget hadden. Als we echter kunnen vertrekken vanuit een bepaald budget en wat de klant wil dan kunnen we eerst zorgen dat zeker de basis voorzien is en dit aanvullen met bijvoorbeeld extra licht. Heeft een klant toch een groter budget dan kunnen we een spectaculairder en orgineler voorstel uitwerken.
Techniek is heel belangrijk tijdens een evenement en kan afhankelijk van bijvoorbeeld technischefiches van artiesten of bepaalde verwachtingen van de klant enorm varieren in prijs. Als Organisator kan je dus best zo snel mogelijk samenzitten met de firma's die voor deze technieken gaan zorgen. Als je reeds in een vroegtijdig stadium samenzit dan kan alles ook beter voorbereid worden.
Een offerte vergelijken is niet gemakkelijk. Als je open bent over het budget tegen de verschillende leveranciers dan kan je de verschillende offertes iets gemakkelijks vergelijken op wat je krijgt voor dit bepaald budget. Vertel je liever niet wat het budget is dan ga je offertes ontvangen die zeker heel uiteenlopend gaan zijn qua prijs maar ook wat je hiervoor krijgt. Lees de offertes heel grondig en spreek af met deze mensen om alles wat niet duidelijk is te overlopen. Zelfs voor kleindere evenementen is het aangeraden om toch alles even te bespreken zodat er geen misverstanden zijn. Het is dus niet alleen belangrijk om een goed voorstel op papier te hebben maar ook een goeie communicatie met de leverancier(s) is erg belangrijk. Het is veel leuker werken zowel als organisator maar ook als leverancier van de technieken om een goeie en vlotte communicatie te hebben met elkaar. Werk met mensen die hun job kennen: In de eventsector zitten er veel cowboys die veiligheid en wetgeving niet volgen. Wij met DMXRent werken enkel met degelijke merken en recent materiaal dat technisch gekeurd is. We volgen ook op regelmatige basis opleidingen zowel intern als extern. We werken ook enkel met freelance medewerkers die zelfstandig zijn en de nodige ervaring en verantwoordelijkheid hebben.
Met Licht en Video kan je echt toveren. We hebben al regelmatig loodsen tijdelijk omgebouwd tot echte luxefeestzalen. Door professioneel te spelen met licht , videoprojectie en/of ledwanden ziet een ruimte er totaal anders uit. Veel klanten kunnen onmogelijk inschatten wat ze mogen verwachten als wij 20 movingheads in de offerte plaatsen en 10 Blinders gemonteerd op een truss. Voor 90% van de klanten is dit chinees en weten ze niet hoe alles er zal uitzien. Om een klant echter een mooie beeld te geven hoe alles er zal uitzien maken we een 3D ontwerp op en lichtplan zodat de klant vooraf alles in onze 3D studio kan komen bekijken. Het bijkomend voordeel is dat we in deze software onmiddelijk ook een lichtplan kunnen afdrukken zodat onze techniekers perfect weten waar alles moet hangen.
STAP 1: Tijdens een eerste verkenend gesprek bekijken we jouw wensen, verwachtingen en budget
STAP 2: Op basis van deze input gaan we creatief aan het werk om een uniek event te bedenken
STAP 3: We maken een gedetailleerde offerte en een 3D Rendering
STAP 4: Samen met onze klant bespreken we de offerte en doen we eventueel aanpassingen
STAP 5: Na bevestigging van de offerte starten we onmiddelijk met het inplannen
STAP 6: Vanaf de opbouw t/m de afbouw coördineren we alles.
STAP 7: Na het evenement besteden wij ook de nodige aandacht voor nazorg.
Wij hebben de nodige contacten (Event Locaties, Catering, Fotografen, Deejays, Artiesten, )en ideeen waardoor het uitbesteden niet duurder is dan het zelf organiseren. Onze projectverantwoordelijke is het aanspreekpunt en zal zorgen voor alle communicatie met de verschillende onderaannemers. <
Video is steeds belangrijker op en tijdens een evenement. Het start reeds met videomarketing via socialemedia voor het evenement. Tijdens het evenement kan je werken met videoprojectie, tv schermen, ledschermen maar denk ook aan mensen die niet aanwezig kunnen zijn. Met technieken zoals livestreaming kan je ook mensen bereiken die niet aanwezig kunnen zijn (Hybride Events). Maar denk ook aan aftermovies achter het event om mensen warm te maken voor jouw volgend evenement.

Wij zorgen steeds voor de WOW factor op jouw event

Mensen hebben steeds hogere eisen op het vlak van catering, inrichting, bereikbaarheid, enz... maar verwachten ook een WOW factor. Wij proberen om aan elk event een creatieve touch te geven gelinkt aan het thema of de doelstellingen die onze klant wil bereiken.