Diensten Event Planning

Wees eerlijk en open over het beschikbaar budget en jouw verwachtingen. Met techniek kan je heel mooie dingen uitwerken maar dit heeft ook onmiddelijk een impact op het budget. Als wij het beschikbaar budget weten en wat de klant verwacht kunnen we een beter offerte voorstel maken dat zeker binnen dit budget mogelijk is. We ontvangen regelmatig offerteaanvragen voor heel veel materiaal maar achteraf blijkt dan dat ze maar een beperkt budget hadden. Als we echter kunnen vertrekken vanuit een bepaald budget en wat de klant wil dan kunnen we eerst zorgen dat zeker de basis voorzien is en dit aanvullen met bijvoorbeeld extra licht. Heeft een klant toch een groter budget dan kunnen we een spectaculairder en orgineler voorstel uitwerken.

Techniek is heel belangrijk tijdens een evenement en kan afhankelijk van bijvoorbeeld technischefiches van artiesten of bepaalde verwachtingen van de klant enorm varieren in prijs. Als Organisator kan je dus best zo snel mogelijk samenzitten met de firma's die voor deze technieken gaan zorgen. Als je reeds in een vroegtijdig stadium samenzit dan kan alles ook beter voorbereid worden.

Een offerte vergelijken is niet gemakkelijk. Als je open bent over het budget tegen de verschillende leveranciers dan kan je de verschillende offertes iets gemakkelijks vergelijken op wat je krijgt voor dit bepaald budget. Vertel je liever niet wat het budget is dan ga je offertes ontvangen die zeker heel uiteenlopend gaan zijn qua prijs maar ook wat je hiervoor krijgt. Lees de offertes heel grondig en spreek af met deze mensen om alles wat niet duidelijk is te overlopen. Zelfs voor kleindere evenementen is het aangeraden om toch alles even te bespreken zodat er geen misverstanden zijn. Het is dus niet alleen belangrijk om een goed voorstel op papier te hebben maar ook een goeie communicatie met de leverancier(s) is erg belangrijk. Het is veel leuker werken zowel als organisator maar ook als leverancier van de technieken om een goeie en vlotte communicatie te hebben met elkaar. Werk met mensen die hun job kennen: In de eventsector zitten er veel cowboys die veiligheid en wetgeving niet volgen. Wij met DMXRent werken enkel met degelijke merken en recent materiaal dat technisch gekeurd is. We volgen ook op regelmatige basis opleidingen zowel intern als extern. We werken ook enkel met freelance medewerkers die zelfstandig zijn en de nodige ervaring en verantwoordelijkheid hebben.